Prioriteiten stellen. Wat levert het jou op?

Prioriteiten stellen is voor de meeste mensen een lastig onderwerp. De meeste mensen weten niet goed hoe dat moet en waar ze moeten beginnen. Allereerst is het belangrijk dat je voor jezelf zeker weet dat je wat wilt veranderen in de dagelijkse dingen van jouw leven. Het wil niet zeggen dat als je dit artikel leest dat je dan gelijk goed bent in prioriteiten stellen, maar ik wil je bewust maken van wat het jou kan opleveren als je het gaat doen.

Prioriteiten stellen is belangrijk in je leven, jij beslist wat voorrang heeft in jouw leven, zowel privé als tijdens je werk of studie.

Wat vind jij belangrijk in jouw leven? Wat heeft voorrang? Wat kan wel even wachten? Wat kun je uitbesteden? Waar word jij gelukkig van?

Als jij prioriteiten stelt dan heb je minder last van keuze-stress, haal je meer voldoening uit je werk en boek je sneller resultaat.

Als jij die taken doet waar jij gelukkig van wordt en die je echt leuk vind om te doen dan wordt prioriteiten stellen ook makkelijker. Je stelt dan prioriteiten op die jij leuk vindt om te doen. De rest besteedt je uit aan iemand anders die dat wel leuk vind om te doen. Oftewel een win-win situatie.

Maar ik hoor sommige mensen denken, maar als je daar nu geen geld voor hebt om het uit te besteden. Je bent net begonnen met een eigen bedrijf of al langer bezig, maar het loopt nog niet zo goed. Hoe stel je dan prioriteiten en vooral hoe ga je om met de niet zo leuke taken die je dan moet doen.

Ik heb daar ook last van, de leuke dingen daar kan ik mijn prioriteiten in stellen, maar de minder leuke dingen daar heb ik ook moeite mee. Sinds kort ben ik begonnen met mijn eigen bedrijf als Allround Virtueel Assistent, heb weinig ervaring en kom ook nog eens uit de zorg dus een totaal ander werkveld. Hoe ga ik dat allemaal doen? Ik vind tot nu toe alles leuk om te doen, maar social media absoluut niet. Een contentplanning maken, teksten schrijven, en posts plaatsen dat is echt niets voor mij. Helaas heb je dit wel nodig voor de zichtbaarheid van je bedrijf op internet.

Ik heb mijzelf de laatste dagen vaak afgevraagd waarom ik het niet leuk vind. Het antwoord is dat ik er geen ervaring mee heb, weet niet wat ik moet posten en ik het eng vind om filmpjes en berichten te plaatsen.

Als jij weet wat de oorzaak is waarom je iets niet leuk vind kun je het misschien makkelijker ombuigen naar iets positiefs. En kun je informatie opzoeken, webinars bekijken, e-books of boeken lezen. Op die manier krijg je er meer informatie over en meer ervaring mee. Dit kan je helpen zodat het je iets makkelijker afgaat. Natuurlijk heb ik ook in mijn achterhoofd dat ik het ga uitbesteden zodra het wel kan, maar op deze manier zorg ik ervoor dat ik er tot die tijd wat makkelijker tegen aankijk en dat ik hiervan een prioriteit van kan maken en dat ik het niet ga uitstellen.

En het hoeft geen geld kosten, ik kijk/luister ook naar gratis webinars of download gratis e-books. Je beslist zelf wanneer je wat gaat lezen. Maar je weet ook dat als je er geen energie in stopt, het alleen maar meer stress oplevert. Want geen content-strategie, filmpjes of berichten plaatsen levert je ook helemaal niets op.

Iedereen kent de Matrix van Eisenhouwer, heel het internet staat er vol mee. Dus ook ik kan niet achter blijven en zal deze hieronder toevoegen.

Rechthoek 1 – Doen; Belangrijk & Voorrang

In deze rechthoek zit veel druk, want dit ligt boven op jouw stapeltje van wat je vandaag echt moet afhandelen. Hier ga je dus direct mee aan de slag. Hierin kun je niets uitstellen, dit moet gedaan worden. Aan het einde van de dag bekijk ik dit stapeltje en kijk ik of dit nog klopt. Want het zou zonde zijn als je zaken in deze rechthoek hebt zitten die eigenlijk nog wel kunnen wachten. Dat is onnodige stress.

Rechthoek 2 – Plannen; Belangrijk & Geen voorrang

In deze rechthoek zitten de zaken die je moet inplannen in je agenda. Het is wel belangrijk maar het kan wachten. Heeft dus geen prioriteit vandaag. Wel moet je voor ogen houden dat dit wel op wat langere termijn wel belangrijk wordt en dat je het dus goed inplant. Anders kun je er later alsnog stress van krijgen.

Rechthoek 3 – Delegeren; Niet belangrijk & Voorrang

Voor zaken in deze rechthoek kun je de vraag stellen wie dit voor jou zou kunnen overnemen. Ga ik daar iemand voor inhuren, heb ik personeel dat dit zou kunnen doen of moet ik hiervoor een vacature uitzetten? Voor de duidelijkheid, delegeren is niet afschuiven, maar je geeft iemand de kans zichzelf te ontwikkelen in de dingen die jij niet leuk vind om te doen. Hierin zie ik een win-win situatie ontstaan. Jij krijgt meer ruimte om resultaat te boeken en je kunt dingen doen waar jij voldoening uithaalt, terwijl degene waaraan je het delegeert zich kan ontwikkelen maar ook iets kan doen waar hij/zij blij van wordt.

Rechthoek 4 – Stoppen!; Niet belangrijk & Geen voorrang

In deze rechthoek zitten de taken die complete tijdsverspilling opleveren. Hier hoef je geen energie of aandacht aan te geven. Stel je zelf de vraag: heb ik hier wat aan? Haal ik hier voldoening uit? Als de antwoorden op de vragen nee zijn, ga je er geen energie of aandacht aan besteden. Voorbeelden hiervan zijn: te lang door sociale media scrollen en te lang blijven kletsen met je collega’s (zonder dat er nog iets zinnigs wordt besproken).

Je kunt ook lijstjes maken om het overzicht te bewaren. Lijstjes kun je maken op papier of digitaal, wat jij zelf fijn en handig vind.

Je kunt een lijsten maken over:

• Taken die vandaag gedaan moet worden en niet uitgesteld kunnen worden
• Taken die je moet inplannen in je agenda of planner
• Taken die elke week of maandelijks terug keren

Op de eerste lijst zet je alle taken die vandaag gedaan moeten worden en wat niet uitgesteld kan worden. Van deze lijst kun je taken afvinken zodra je ze gedaan hebt. Dat geeft een fijn gevoel en het einde kan dan ook snel in zicht komen voor die dag.

Op de tweede lijst zet je taken die je moet inplannen in je agenda of planner. Meestal zijn dat afspraken om een webinar te kijken of om je contentplanning te maken. Maar het kunnen ook privé zaken zijn die je moet inplannen.

Op de laatste lijst zet je taken die elke week of maandelijks terug keren. Bijvoorbeeld facturaties, bestellingen doen, teamvergadering, maar ook privé dingen zoals sporten, pedicure of fysiotherapeut.

Ik gebruik zelf ook lijstjes op papier maar ook digitaal, net wat op dat moment uitkomt. Waarom ik dit doe? Het geeft mij veel rust in mijn hoofd. Het staat namelijk op papier en het is uit je hoofd. Je hoeft er niet meer aan te denken en je kunt het ook niet vergeten. Als je het even niet meer weet kun je zo terugvinden.